Apostille für Portugal: Der Leitfaden für Nicht-EU-Bürger

TL;DR: Eine Apostille ist eine gesetzliche Beglaubigung, die für Dokumente von Nicht-EU-Bürgern (wie Vollmachten) erforderlich ist, damit diese von der portugiesischen Steuerbehörde (AT) akzeptiert werden. Wenn Sie sich im Ausland befinden, beantragen Sie diese bei Ihrer zuständigen Behörde. Wenn Sie bereits in Portugal sind, kann unser Anwalt bei Coepi Ihren Reisepass direkt vor Ort beglaubigen, was den Prozess massiv beschleunigt.

Warum verlangt Portugal eine Apostille für meine NIF?

Wenn Sie als Nicht-EU-Bürger eine NIF (Steuernummer) beantragen, müssen Sie einen steuerlichen Vertreter (Representante Fiscal) benennen. Dies erfordert eine Vollmacht (Procuração).

Da die portugiesischen Behörden die Unterschrift eines Notars im Ausland nicht direkt verifizieren können, verlangen sie eine Apostille – ein Zertifikat nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Dies „legalisiert“ Ihr Dokument für den internationalen Gebrauch. Ohne diesen Stempel wird Ihr Antrag höchstwahrscheinlich wegen „mangelnder formaler Gültigkeit“ abgelehnt.

Wie bekomme ich eine Apostille, bevor ich umziehe?

Der Prozess unterscheidet sich je nach Herkunftsland. Wichtiger Hinweis für EU-Bürger: Wenn Sie deutscher Staatsbürger sind oder ein Dokument aus einem EU-Mitgliedstaat verwenden, ist aufgrund der EU-Verordnung 2016/1191 in der Regel keine Apostille für die Verwendung in Portugal erforderlich. Dieser Leitfaden richtet sich primär an Personen mit Dokumenten aus Drittstaaten (z. B. USA, UK, Brasilien).

1. Deutschland (Sonderfall EU)

Obwohl Deutschland das Apostille-Verfahren anbietet, benötigen deutsche Dokumente (wie Geburtsurkunden oder offizielle Bescheinigungen) für die Verwendung in Portugal meist keine Apostille mehr.

• Ausnahme: Bei privaten Vollmachten, die lediglich notariell beglaubigt sind, kann in Einzelfällen noch eine Apostille verlangt werden, um die Bestellung des Notars international nachzuweisen. Dies erfolgt meist über das zuständige Landgericht.
• Dauer: 5–15 Werktage (falls erforderlich).

2. Schweiz (Staatskanzlei)

Da die Schweiz kein EU-Mitglied ist, bleibt die Apostille-Pflicht bestehen. Das Verfahren ist kantonal geregelt. Die Staatskanzlei des jeweiligen Kantons stellt die Apostille für Dokumente aus, die in diesem Kanton notarisiert wurden.

3. USA & UK

• USA: Zuständig ist der Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates.
• UK: Die Apostille wird vom Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) ausgestellt (jetzt auch als e-Apostille möglich).

Kann ich eine Apostille bekommen, wenn ich bereits in Portugal bin?

Die kurze Antwort: Nicht direkt. Eine portugiesische Behörde kann keine Dokumente apostillieren, die von einer ausländischen Regierung ausgestellt wurden.

Bei Coepi haben wir jedoch Lösungen für dieses Problem entwickelt:

• Die Anwalts-Lösung (Bestens für Reisepässe): Portugiesische Anwälte haben "notarielle Befugnisse". Unser Anwalt bei Coepi kann eine Kopie Ihres Reisepasses direkt in Portugal beglaubigen. Für die Steuerbehörde (AT) ist diese Beglaubigung durch einen lokalen Anwalt oft ausreichend, sodass keine ausländische Apostille für den Ausweis nötig ist.

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Wir bei Coepi.eu helfen „O Novo Chegado“ (dem Neuankömmling), die bürokratischen Hürden in Portugal zu meistern. Unser Team aus qualifizierten Anwälten prüft jedes Dokument vorab, um eine reibungslose NIF-Vergabe zu garantieren.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

"Benötige ich als Deutscher überhaupt eine Apostille?"

In den meisten Fällen nein. Dank der EU-Verordnung über öffentliche Urkunden werden deutsche behördliche Dokumente in Portugal ohne Apostille anerkannt. Wenn Sie jedoch eine private Vollmacht bei einem deutschen Notar unterschreiben, kann die portugiesische Finanzbehörde in seltenen Fällen eine Apostille verlangen, um die Unterschrift des Notars zu validieren.

"Kann eine ausländische Botschaft in Portugal meine Dokumente apostillieren?"

Nein. Botschaften können zwar oft Unterschriften beglaubigen, sind aber nicht befugt, eine Haager Apostille für Dokumente aus ihrem Heimatland auszustellen.

"Muss ich mein Dokument vor der Apostille übersetzen lassen?"

In der Regel akzeptiert die portugiesische Steuerbehörde Dokumente auf Englisch oder Portugiesisch. Wenn Ihr Dokument in einer anderen Sprache verfasst ist, muss es von einem zertifizierten Übersetzer in Portugal übersetzt werden. Wichtig: Lassen Sie erst das Original apostillieren und führen Sie danach die Übersetzung durch.

"Läuft eine Apostille ab?"

Die Apostille selbst läuft technisch gesehen nicht ab. Aber das Dokument, an dem sie hängt, kann ablaufen. Für die NIF-Beantragung sollte die Vollmacht nicht älter als ein Jahr sein; für Visumsanträge (AIMA) werden oft Dokumente verlangt, die nicht älter als 3–6 Monate sind.

"Was ist der Unterschied zwischen Notarisierung und Apostille?"

Der Notar bestätigt Ihre Identität und Unterschrift. Die Apostille-Behörde bestätigt wiederum, dass der Notar echt und befugt ist. Es ist also eine zusätzliche Sicherheitsebene für den internationalen Rechtsverkehr.