Guia da Apostila para Portugal: Para Cidadãos Não-UE

TL;DR: A Apostila (ou Apostila de Haia) é uma verificação legal necessária para que documentos de países fora da UE (como Procurações) sejam aceitos pela Autoridade Tributária (AT). Se estiver no estrangeiro, deve obtê-la junto da autoridade competente do seu país. Se já estiver em Portugal, terá de enviar os documentos por correio para o seu país de origem; um notário português não pode apostilar um documento estrangeiro.

Porque é que Portugal exige uma Apostila para o meu NIF?

Ao solicitar um NIF (Número de Identificação Fiscal) como residente fora da UE, deve nomear um Representante Fiscal. Isso exige uma Procuração assinada.

Como a Autoridade Tributária portuguesa não consegue verificar a assinatura de um notário em Luanda, Brasília ou Nova Iorque, exige-se a Apostila — um certificado emitido sob a Convenção de Haia de 1961. Isto "legaliza" o seu documento, provando ao governo português que a assinatura é autêntica. Sem este selo, o seu pedido será provavelmente rejeitado por "falta de validade formal".

Como obter a Apostila antes de se mudar?

1. Brasil (Cartórios)

O Brasil é extremamente eficiente. A maioria dos Cartórios autorizados pode emitir a Apostila na hora ou em 48 horas. Peça especificamente pela "Apostila de Haia".

2. Estados Unidos (Secretário de Estado)

Nos EUA, o processo depende do tipo de documento. Se for uma procuração notarizada localmente, deve ser enviada ao Secretary of State do estado onde o notário está registado.

Posso obter uma Apostila se já estiver em Portugal?

A resposta curta: Não. Uma autoridade portuguesa não pode apostilar um documento emitido por um governo estrangeiro.

No entanto, na Coepi, desenvolvemos soluções:

1. Certificação por Advogado (Ideal para Passaportes): Os advogados portugueses têm poderes notariais. Na Coepi, o nosso advogado pode certificar a cópia do seu passaporte presencialmente, o que a AT aceita sem necessidade de apostila, uma vez que se torna um documento certificado por um profissional local.
2. Exportação Manual: Pode enviar os documentos originais por correio para o seu país para serem apostilados e devolvidos.

Erros Comuns: Porque é que a AT rejeita documentos

1. Scans de Baixa Resolução: A AT não aceita fotos desfocadas. Envie sempre PDFs nítidos.
2. Notário com Licença Expirada: Se o notário não tiver uma licença válida, a apostila será rejeitada na origem.
3. Falta de Poderes de Representação: A procuração deve declarar explicitamente que o representante pode atuar perante a Autoridade Tributária e Aduaneira.

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Perguntas Frequentes (FAQs)

"Uma embaixada estrangeira em Portugal pode apostilar os meus documentos?"

Não. Embora as embaixadas possam por vezes reconhecer assinaturas, elas não são a "Autoridade Competente" para a emissão da Apostila de Haia. Deve seguir os procedimentos no país de origem do documento.

"Preciso de traduzir o meu documento antes da Apostila?"

Para o NIF, a AT costuma aceitar documentos em Inglês ou Português. Se o documento estiver noutra língua, precisará de uma tradução certificada feita em Portugal. Dica Pro: Obtenha sempre a Apostila antes da tradução.

"A Apostila tem prazo de validade?"

A Apostila em si não expira, mas o documento ao qual está anexada pode expirar. Para o NIF, uma procuração costuma ser aceite até um ano após a assinatura, mas para vistos (AIMA), documentos como o Registo Criminal devem ter menos de 90 dias.

"Qual é a diferença entre Notarização e Apostila?"

O Notário verifica a sua identidade e assinatura. A autoridade da Apostila verifica o Notário. É uma camada adicional de segurança para que o documento seja válido internacionalmente.